در حال حاضر استفاده کامل از اين نرم افزار سخت است و به راحتي نمي توان از تمام دستورات آن استفاده کرد. بنابراين مجبور هستيد خيلي کنکاش کنيد. در اينجا 10 راه براي کاهش زمان و اتوماتيک کردن کار و رفع کردن مشکلات پردازش در Word 97، 2000 و 2002 ارايه مي گردد:
? زود به زود و هميشه مطالبتان را ذخيره کنيد
شما ميانه تان با ذخيره کردن پشت سرهم خوب است؟ اگر جواب خير است، هنگامي که بدانيد که Word بصورت اتوماتيک اطلاعات شما را ذخيره مي کند و زمانيکه مشغول کار بر روي متن تان هستيد اين کار را انجام مي دهد، خوشحال خواهيد شد. البته تعين زمان برعهده شماست. براي تنظيم به سمت Tools، Option برويد سپس گزينه Save را فعال کنيد. مطمين باشيد که Save Auto recover into every فعال باشد. در مقابل فيلد minutes مقداري عددي زمان مورد نظر را بر حسب دقيقه وارد کنيد. (همچنين مي توانيد با کليدهاي arrow up/down مقداري عددي مورد نظر را وارد کنيد). من مجبور بودم هر بار بعد از هر جمله که تايپ مي کردم Save را فشار دهم و عمل ذخيره را انجام دهم يا از Ctrl-S استفاده کنم (تا زمانيکه احتياج نداشتم به اين قسمت مراجعه نکرده بودم) اما جالب است بدانيد که Auto Recover هميشه حلال مشکلات من بوده است.
ترفند
اگر شما چند تا مطلب را همزمان در Word فعال نموده ايد و مي خواهيد همزمان آنها را ذخيره کنيد کافيست تا دکمه Shift را نگهداريد و سپس پنجره File را باز کنيد. دستور Save به Save All تغيير پيدا مي کند و در يک لحظه تمام مطالبي که فعال هستند ذخيره مي شوند.
? يک راه ديگر
شما معمولا احتياج نداريد تا فضاهايي را که بصورت عمودي در متن Word وجود دارد را انتخاب کنيد ولي اگر مجبور باشيد اين عمل را انجام دهيد و چگونگي آنرا ندانيد قطعا دچار مشکل مي شويد. اگر مجبور باشيد از يک سند خيلي حجيم که شامل صفحات زياد و داراي کاراکترهايي در ابتداي هر خط است استفاده کنيد منظور من را درک خواهيد کرد. مي توانيد کاراکترهايي را که نمي خواهيد، خودتان خط به خط Delete کنيد. اما يک راه خيلي سريعتر وجود دارد: کليد Alt را هنگاميکه در انتهاي سمت چپ در بالاترين ستون و ابتداي خط اول قرار دارد فشار دهيد و تا آنجايي که مي خواهيد نشانه بگذاريد. با يک بار انجام دادن اين عمل شما مي توانيد آن محل هايي را که مشخص کرده ايد با فشار دادن کليد Delete از بين ببريد.
? قالب بندي سريع
هنگاميکه شما يک کلمه تنها مانند Say را که مي خواهيد بصورت Bold، Italic، يا Underline وارد کنيد لزومي ندارد که تمام کلمه را انتخاب کنيد و سپس Ctrl-B، Ctrl-I يا قالبهاي ديگر را اعمال کنيد. کافيست که Cursor را در هر کجاي کلمه قرار دهيد و قالبي را که مدنظرتان است انجام دهيد. اين عمل شما را از زحمت استفاده کردن از ماوس يا double click و يا نگهداشتن کليد Shift زمانيکه از arrowkey استفاده مي کنيد برحذر مي دارد. اين امکان راحتي است که Word در نظر گرفته است. اگر در اجراي اين مورد مشکلي داريد به قسمت Tools Option برويد و سپس پنجره Edit را فعال کنيد و در پايان گزينه When Selecting, automatically select Word را فعال کنيد.
? نکته اي درباره حروف بزرگ و کوچک
بعضي از افراد مايل هستند از حروف بزرگ و يا کوچک استفاده کنند مانند cREATIVELY. بعضي افراد، دوست دارند به کلماتي که فکر مي کنند خيلي مهم است توجه کنند، و برخي ديگر نيز دوست دارند ساکت باشند. اما اگر اين گاهي اوقات اتفاق مي افتد، کار پرزحمتي نيست که متن مورد نظر را خودتان به راحتي تغير دهيد. اما اگر در يک متن خيلي زياد اين وضعيت تکرار شود، در اين لحظه است که با کمک Word مي توانيد تغييرات را اعمال کنيد. براي تغيير دادن کلمه شما مي توانيد Cursor را در محل مورد نظر کلمه يا جمله قرار دهيد و سپس گزينه هاي Format و Change Case را انتخاب کنيد. در اين صورت به شما اجازه داده مي شود تا به حروف بزرگ يا کوچک يا بصورت تيتر رشته مورد نظر را تبديل کنيد. از اين راحت تر امکان پذير نيست. اما اگر زماني مطالب شما بصورت اشتباه اجرا شد لزومي ندارد خودتان را با پنجره ها و فهرستها درگير کنيد. کافيست متن تان را انتخاب کنيد و سپس Shift-F3 را فشار دهيد تا وضعيتي که مدنظرتان است اعمال شود. اين کليد تمام حالتهاي حروف بزرگ، کوچک و يا بصورت تيتر را در بر مي گيرد و اين يک معجزه کوچک است.
? جدول زيبايي طراحي کنيد
جدول Word در حالت کلي شامل مجموعه اي از جعبه هاست که مطالب در داخل آنها قرار دارد. عملا بله ذاتا نه. خوشبختانه با دستور Table Autoformat يک قدم براي کمک به شما برداشته است تا جداول بسيار زيبا و شکيل ايجاد کنيد که براحتي بر روي آنها اعمال انجام شود. براي اينکه با نحوه کار آشنا شويد يک مطالبي را که داراي جدول مي باشد اجرا کنيد و يک جدول جديد ايجاد کنيد. حالا در داخل جدول گزينه Table Table Autoformat را انتخاب کنيد. Word پنجره Table Autoformat را نمايش خواهد داد که شامل يک فهرست بلند بالا از روشهاي ساخت جدول مي باشد.
شما مي توانيد از ميان قالبهاي متنوع که در يک فهرست قرار دارد با انتخاب کردن اسم آنها به عنوان مثال Table 3D effect 3 جدول مورد نظر را در صفحه نمايش مشاهده کنيد. همانطور که ملاحظه مي کنيد همه چيز کاملا مشهود است و همه چيز درست و صحيح نوشته مي شود. زمانيکه ساختار جدول مورد نظرتان را پيدا کرديد کافيست تا اسم آنرا highlight کنيد سپس گزينه Apply را اجرا کنيد. بفرماييد جدول شما ساخته شده است.
? چه اتفاقي براي فايلها افتاده است؟
Word به راحتي به شما اجازه مي دهد تا يک مطلب را فعال کنيد و بازخواني نماييد. فقط کافيست منوي File را باز کنيد و از پايين منوي اصلي فايل مورد نظر را انتخاب کنيد. در حالت کلي منوي File به شما اجازه دسترسي به چهار فايل را مي دهد. من را يک آدم طعمکار به حساب بياوريد زيرا که اين اصلا براي من کافي نيست. بدون هيچگونه توضيحي در مورد شخصيتم، به شما مي گويم که من از فايلهاي خيلي زيادي که در پرونده هاي مختلف وجود دارند بصورت هر روزه استفاده مي کنم اما وقتي که تعداد آنها زياد مي شود آدم دچار سردرگمي مي شود که کدام فايل در کدام پرونده قرار دارد. اجباري نداريد که فقط با آخرين 4 فايلي که کار کرده ايد سروکار داشته باشيد. شما مي توانيد اين تعداد را بين 1 تا 9 تغيير دهيد.
در اينجا توضيح خواهم داد چگونه اين عمل را انجام دهيد:
گزينه Tools Options را انتخاب کنيد و سپس بخش General را انتخاب کنيد. در سمت راست جمله Recently Used File List مقدار عددي تعداد فايلهايي را که دوست داريد در منوي فايل براي شما نمايش داده شود را وارد کنيد. لازم به توضيح است که مي توانيد از کليدهاي اشاره گر براي کم يا زياد کردن اعداد نيز استفاده کنيد. سپس OK را فشار دهيد. اگر مقدار عددي را کم کرده ايد لازم است تا بيشتر از چهار فايل را اجرا کنيد تا متوجه تغيير شويد. اگر هم بنابه دلايل امنيتي مايل نيستيد تا فايلهايي را که استفاده مي کنيد در منوي فايل نمايش داده شوند، عدد مقابل جمله Recently Used File List را حذف کنيد و سپس OK را فشار دهيد.
به هر حال شما مي توانيد از منوي Start ويندوز براي فايلهايي که در هر قسمت ويندوز فعال کرده ايد استفاه کنيد. کافيست تا گزينه Start Documents را انتخاب و سپس فايل مورد نظر را از فهرست موجود انتخاب کنيد.
? جايگزيني متن بصورت خودکار
Word شامل يک گزينه جديد به نام AutoText مي باشد که اجازه مي دهد تا زمانيکه شما اول کلمه اي را تايپ مي کنيد خودش تمام کلمه را بنويسد. هنگاميکه شما اول کلمه را تايپ مي کنيد Word بلافاصله آنرا مي شناسد و Pop-up Box نمايان مي شود، Enter را فشار دهيد و Word عبارت را کامل مي کند. اين عمل بسيار سودمند است شما با AutoText علاوه بر اينکه در وقتتان صرفه جويي مي کنيد مي توانيد ورودي هايي را نيز خودتان تعريف بکنيد. بطور واضح تر هنگاميکه شما مجبور هستيد تا آدرستان، وضعيت تان و يا حتي آدرس وب سايتي را بطور مکرر در متنتان بکار ببريد، مجبور هستيد تا هر بار آنرا تايپ کنيد و يا به شيوه Copy و Paste از آن استفاده کنيد. مي توانيد آنرا در AutoText ذخيره کنيد و فقط با يک کليد مطالب مورد نظر را در متن تان قرار دهيد. جالب تر اينکه Word حتي يک متن خيلي طولاني را نيز ذخيره مي کند.
براي استفاده از اين ويژگي، مطلب مورد نظرتان را در AutoText تايپ و از نظر نوع خط، اندازه فونت و غيره آنرا قالب بندي و سپس فعال کنيد. گزينه Insert AutoText New را انتخاب کنيد. لازم به توضيح است که در انتهاي پاراگراف يک نشانگر وجود دارد، اگر آنرا مشاهده نمي کنيد گزينه Tools Options View Paragraph marks را انتخاب کنيد. زمانيکه متن تان را ايجاد کرديد، در مقابل Please name your AutoText entry يک اسم براي آن در نظر بگيريد. مطمين باشيد اسمي که انتخاب کرده ايد حداقل 4 حرف باشد تا بعدا Word به راحتي آنرا بشناسد. سپس گزينه OK را فشار دهيد تا اطلاعاتتان کامل شود.
براي استفاده از متني که درست کرديد در Autotext اسم انتخابي را وارد کنيد. زمانيکه شما چند حرف از آن را تايپ کنيد پنجره انتخاب ظاهر مي شود. Enter يا F3 را فشار دهيد تا متني که در AutoText ذخيره کرديد در مطالب تان قرار گيرد. (اسمي را که شروع به تايپ کردن کرده بوديد ناپديد خواهد شد). اگر در حال تايپ کردن مطالبتان بوديد و پنجره AutoText ظاهر شد و نخواستيد از آن استفاده کنيد به تايپ کردن ادامه دهيد پنجره خود به خود محو خواهد شد. اگر زماني شما نامي را که براي ظاهر شدن متن مورد نظرتان انتخاب کرده بوديد فراموش کرده ايد مي توانيد با انتخاب گزينه Insert AutoText در پنجره Autotext از فهرستي که نمايان مي شود اسم مورد نظرتان را انتخاب کنيد و به حافظه تان کمک کنيد. سپس گزينه Insert را فشار دهيد و بعد از آن OK را اعمال کنيد.
? تصحيح مطالبتان در کمترين زمان
Autocorrect يک راه ديگر براي استفاده راحت تر از Microsoft Word مي باشد. اين شيوه براي صحيح کردن اشکالات تايپي بصورت اتوماتيک مي باشد. اگر زماني adn را که در اصل بصورت and بايد باشد و يا teh را که the مي باشد تايپ کرديد بدين شيوه صحيح مي شوند. Autocorrect همچنين بهترين راه براي نوشتن متن و صرفه جويي در زمان مي باشد.
زمانيکه شما از Autocorrect بجاي Autotext استفاده مي کنيد لزومي ندارد تا از Enter يا F3 استفاده کنيد زيرا Word خودش بطور اتوماتيک کار تصحيح را انجام مي دهد، به اضافه اينکه شما مي توانيد با دو حرف پروسه کاريتان را انجام دهيد. بطور واضح تر، براي اينکه آدرس Email خودتان را هر زمان در Word مي خواهيد تايپ کنيد مي توانيد با زدن zz اين کار را به راحتي انجام دهيد. گزينه Tools Autocorrect Options را انتخاب کنيد تا پنجره Autocorrect ظاهر شود. (گزينه Tools Autocorrect بستگي به نسخه Word که استفاده مي کنيد دارد). سپس حرف ZZ را در محل تعيين شده وارد کنيد و سپس آدرس Email خود را در فضاي تعيين شده تايپ کنيد. گزينه هاي Add، Ok را تاييد کنيد. حالا هر زمان شما ZZ را تايپ کنيد و سپس Spacebar يا هر يک از حروف نشانه را تايپ کنيد Word بطور اتوماتيک آدرس Email شما را به جاي متن قرا مي دهد.
ضعف اين شيوه در اين است که به هيچ وجه به شما اخطار نمي دهد و از شما اجازه نمي گيرد. (مانند کاري که در Autotext ملاحظه کرديد) اگر Word متني را که شما نمي خواهيد جايگزين کرده فقط کافيست که گزينه undo را اجرا کنيد و يا Undo Autocorrect Edit را اعمال کنيد در اينصورت Word متن اوليه شما را باز مي گرداند.
? حاشيه بندي متن
آيا شما براي آغاز يک مطلب از Spacebar و يا کليد Tab استفاده مي کنيد؟ خجالت آور است. Word داراي يک خط کش مي باشد که به شما امکان اين کار را مي دهد. (اگر خط کش فعال نيست View و سپس Ruler را انتخاب کنيد) در سمت چپ خط کش شما متوجه دو عدد مثلث که در بالاي يک مربع قرار دارند مي شويد. دو مثلث و يک مربع نشانه هايي هستند که توسط آنها يک پاراگراف مشخص مي گردد. مثلث بالايي معرف اولين خط هر پاراگراف مي باشد مثلث پاييني آخرين خط صفحه را بيان مي کند و مربع اندازه خط اول و ورودي پاراگراف را نمايش مي دهد. همچنين يک نشانگر در سمت راست خط کش وجود دارد.
حال يک امکان ديگر خط کش را به شما معرفي مي کنم. در داخل يک پاراگراف قديمي مراجعه کنيد و يا يک پاراگراف جديد ايجاد کنيد. و مثلث بالايي بر روي خط کش را نيم اينچ نيم اينچ به داخل متن ببريد. Word بصورت اتوماتيک خط اول را به اندازه نيم اينچ داخل پاراگراف مي برد. زمانيکه شما در انتهاي هر پاراگراف Enter را فشار مي دهيد Word بصورت خودکار پاراگراف بعدي را به اندازه نيم اينچ جلو مي برد. منظور اين است که شما مي توانيد يک مطلب در Word تايپ کنيد و در خط اول با علامت گذاري به نيم اينچ بر روي خط کش 200 صفحه را تايپ کنيد بدون اينکه نياز به انجام دادن اينکار بطور دستي براي هر پاراگراف باشد.
? جايگزيني حروف
جايگزين کردن و پيدا کردن بعضي از حروف بدون شک و ترديد يکي از امکاناتي است که Word در اختيار ما گذاشته است. نه تنها شما به سرعت و راحت مي توانيد هر مورد و کلمه اي را جايگزين کنيد و تغيير دهيد، همچنين مي توانيد نوع نوشتن، کاراکترهاي ويژه و حتي فضاهاي خالي را تغيير بدهيد. براي اينکه پنجره اي که مربوط به جايگزين کردن و پيدا کردن مي باشد سريع فعال شود و دستتان را از روي صفحه کليد برنداريد ابتدا CTRL-M و سپس F5-Alt-P را فشار دهيد.
استفاده از گزينه Find and Replace بسيار راحت تر از پيدا کردن لغت مورد نظر توسط خودتان و تغيير دادن آن است. بطور دقيق تر، بعضي از نويسنده ها که از ماشين تحريرهاي قديمي استفاده مي کردند در هر بار استفاده از صفحه کليد هنگاميکه از Spacebar استفاده مي کند آنرا دوبار فشار مي دهند. براي پيدا کردن و جايگزين کردن سريع تمام دو فاصله اي که در متن زده است و تبديل آنها به يک فاصله فقط کافيست در مقابل جمله Find What دوبار Spacebar را فشار دهيد و سپس در مقابل گزينه Replace With يک بار Spacebar را فشار دهيد و سپس گزينه Replace All را تاييد کنيد.
آيا مي خواهيد کاراکترهاي مخصوصي را مثل پاراگرافهايي را که نمي خواهيد يا فاصله هايي که با Tab ايجاد شده است يا بطور اتوماتيک يک خط را فاصله بياندازيد؟ کافيست تا در پنجره find and Replace گزينه More را تاييد کنيد. سپس گزينه Special را و حروفي را که مي خواهيد جايگزين شود انتخاب کنيد. اگر زماني نخواستيد کاراکتري جايگزين شود، گزينه Replace with را دوبار فشار دهيد و سپس کليد Delete را اعمال کنيد تا مطمين شويد که خالي است سپس گزينه Find Next را فعال کنيد تا بصورت دستي جستجو کنيد و يک به يک کاراکترها را جايگزين کنيد و يا مي توانيد گزينه Replace All را انتخاب کنيد تا تمام کاراکترها پاک شوند.