امروزه بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، برای ارتباطات درون و برون سازمانی از سرویس VoIP استفاده می‌کنند. یکی از مهمترین دلایل استفاده از سرویس VoIP در سازمان‌ها کاهش هزینه‌ی آن است، زیرا با توجه به انتخاب ارائه‌دهنده هزینه‌های ارتباطی تا ۴۰% کاهش پیدا می‌کند (با نکسفون پرو هزینه‌ها تا ۷۰% کاهش پیدا می‌کند.). ولی مزیت‌های سیستم ویپ (VoIP) فقط به کاهش هزینه آن محدود نمی شود، بلکه این سیستم می‌تواند بسیاری از مشکلات ارتباطی کسب‌وکارهای کوچک را رفع کند و با توجه به ویژگی‌های این سازمان‌ها خود را تطبیق دهد.
در این مقاله ویژگی‌ها و امکاناتی که به نظر ما حتما باید در سرویس VoIP سازمانی شما وجود داشته باشد را ذکر کرده‌ایم. این امکانات منجر به بهره‌وری و کاهش هزینه غیرمستقیم سازمان شما خواهد شد. پس حتما این موارد را در زمان خرید سرویس VoIP مدنظر داشته باشید.
۱) امکان دسترسی از راه دور
تعداد افرادی که دورکاری می‌کنند، به‌صورت روزانه در حال افزایش است. فناوری Hosted PBX برترین و نوین‌ترین راهکار VoIP، از پنل تحت وب و اپلیکیشن نیز قابل دسترسی است. با استفاده از اپلیکیشن و پنل وب، نیروهای سازمان از هرجایی می‌توانند با همکاران و مشتریان در ارتباط باشد. این امر در کنار کاهش هزینه قابل توجه، منجر به همیشه دردسترسی بودن نیروهای سازمان خواهد شد.
۲) فکس اینترنتی و تحت وب
ارسال و دریافت فکس هنوز به‌طور گسترده در سازمان‌ها وجود دارد، استفاده از سرویس فکس پنل تحت وب و مبتنی بر ابر به معنای صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و کاهش هزینه برای خرید و نگهداری از دستگاه فکس است. از طرف دیگر، کارمندان از هرجایی می‌توانند فکس دریافت و یا ارسال کنند و دیگر نیازی نیست که حتماً در دفتر حضور داشته باشند. مزیت مهم دیگر فکس اینترنتی سهولت در آرشیو کردن و نگهداری فکس‌های دریافتی و ارسالی است.
۳) تماس‌های کنفرانس
بسیاری از سیستم‌های VoIP این توانایی را دارد که یک لیست از افراد را همزمان باهم به یک تماس گروهی دعوت کند. امکان کنفرانس تلفنی یکی از مهمترین قابلیت‌های VoIP است چراکه مدیران و کارمندان را قادر می‌سازد از هرجایی با تلفن همراه خود در جلسات شرکت حضور داشته باشند.
۴) چت درون‌سازمانی و انتقال فایل
در کسب‌وکارهای کوچک ثبت تعاملات درون‌سازمانی بسیار مهم است. بعضی از سرویس‌های VoIP دارای قابلیت چت درون‌سازمانی هستند که جهت تسریع مکالمات و ثبت آن‌ها قابلیت بسیار مهمی به شمار می‌آید. همچنین جهت تامین امنیت اطلاعات در درون سازمان‌ها، دسترسی کارمندان به پنلی که بتوانند اطلاعات را در فضای ذخیره سازی نامحدود با یکدیگر به اشتراک بگذارند بسیار مهم است. به طور کلی در صورتی که سیستم VoIP شما، امکانات دیگر ارتباطی نیز داشته باشد، باعث یکپارچگی ارتباطات در سازمان شما و کاهش قابل توجه هزینه های شما خواهد شد.
۵) ضبط مکالمات تلفنی
برای مدیریت بهتر و تسریع روند آموزش کارمندان ضبط مکالمات تلفنی بسیار مهم است. از سرویس VoIP استفاده کنید که امکان ضبط صدا را داشته باشد همچنین فضای کافی برای ذخیره آن را نیز داشته باشد، تا در صورت نیاز به منظور بررسی و حتی آموزش بتوان از مکالمات ضبط شده استفاده نمود.
۶) سیستم پاسخگوی تلفنی خودکار
اولین مواجهه مشتریان با یک کسب‌وکار سیستم IVR یا همان پاسخگوی خودکار است. سیستم IVR به‌سرعت اطلاعات مهم و اساسی را به تماس‌گیرنده می‌دهد و به مقصد موردنظر هدایت می‌کند. برای کسب‌وکارهای کوچک که نیاز به کسب اعتبار دارند، کیفیت IVR بسیار مهم است. از سرویس استفاده کنید که امکان IVR را به صورت پیش فرض داشته باشد.
۷) همزمانی
از دست رفتن تماس‌های ورودی سازمان می‌تواند به قیمت ازدست دادن مشتریان تمام شود. امکان دریافت تماس‌های همزمان برای هر کسب‌وکاری در هر ابعادی الزامی است. تعداد همزمانی و قابلیت تغییر آن در طول زمان برای سازمان بسیار مهم است. از سرویسی استفاده نمایید که دارای این قابلیت باشد.
۸) تهیه‌ی گزارش و اتصال به CRM
نرم افزار CRM و VoIP از مهمترین راهکارها برای بهبود ارتباط با مشتریان به شمار می‌آید و ادغام این دو با یکدیگر موجب آنالیز آسان‌تر نیازهای مشتریان، ارائه‌ی تجربه‌ی بهتر برای مشتری و درنتیجه کارایی بهتر کارمندان می‌شود. در کسب‌وکارهای کوچک جهت به حداقل رساندن خطای انسانی ضبط اطلاعات تماس به صورت آنلاین بسیار مهم است که این ویژگی را برخی از سرویس‌های تلفن در اختیار مشترک قرار می‌دهند.
تلفن سازمانی نکسفون، جدیدترین محصول شرکت داده پردازی رسپینا، با بهره گیری از تکنولوی Cloud و Hosted PBX طراحی شده است. در حال حاضر این سرویس کامل‌ترین سرویس تلفن سازمانی (سرویس VoIP) در ایران به شمار می‌آید. برای دریافت اطلاعات بیشتر از سرویس نکسفون به سایت زیر مراجعه و یا باشماره‌ی ۹۱۰۷۰۰۰۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.
