مدیریت قراردادها در سازمان‌ها به مدیریت دقیق و یکپارچه نیاز دارد. نبود یک ساختار منسجم در این فرایندها می‌تواند باعث اتلاف زمان، افزایش خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری سازمان شود. سامانه مدیریت چرخه عمر قراردادها نیرا CLM راهکاری یکپارچه برای کسب‌وکارها فراهم آورده که با مدیریت فرایندهای تنظیم، بررسی، تأیید، امضای الکترونیکی و پایش تعهدات قراردادها، به سازمان‌ها کمک می‌کند کنترل بیشتری بر قراردادهای خود داشته باشند و با سرعت، دقت و نظم بیشتری فعالیت کنند.
برای آشنایی بیشتر با امکانات نیرا CLM و تجربه مدیریت یکپارچه قراردادها، به وب‌سایت رسمی نیرا به نشانی niraclm.com مراجعه کنید و متناسب با نیاز سازمان خود، امکانات این سامانه را بررسی کنید.
| گام کاری در قرارداد |
روش سنتی و دستی |
سامانه نیرا CLM |
| تنظیم قرارداد |
استفاده از فایل‌های پراکنده و ویرایش دستی |
ایجاد قرارداد با قالب‌های استاندارد |
| بررسی و تأیید |
پیگیری از طریق تماس، ایمیل و مکاتبات |
مدیریت گردش کار و مراحل تأیید |
| امضای قرارداد |
چاپ، ارسال فیزیکی و امضای حضوری |
امکان امضای الکترونیکی قراردادها |
| مدیریت نسخه‌ها |
احتمال اشتباه در انتخاب نسخه نهایی |
مدیریت منظم نسخه‌ها و سوابق تغییرات |
| نگهداری اسناد |
ذخیره‌سازی در پوشه‌ها و سیستم‌های مختلف |
مخزن متمرکز اطلاعات و اسناد قراردادی |
| پیگیری تعهدات |
یادآوری و کنترل دستی سررسیدها |
پایش تعهدات و سررسیدهای قراردادی |
| دسترسی به اطلاعات |
جست‌وجوی زمان‌بر در فایل‌ها و مکاتبات |
دسترسی ساختارمند به سوابق قراردادها |
| یکپارچگی سازمانی |
ارتباط محدود میان واحدهای مختلف |
امکان اتصال به سامانه‌های سازمانی از طریق API |
| شیوه استقرار |
وابسته به ابزارها و زیرساخت‌های پراکنده |
ارائه نسخه ابری و نصبی روی سرور سازمان (On-Premise) |
مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) چیست و چرا اهمیت دارد؟
مدیریت چرخه عمر قراردادها یا CLM (به انگلیسی Contract Lifecycle Management)، به مجموعه فرایندهایی گفته می‌شود که از درخواست و تنظیم اولیه قرارداد آغاز شده و مراحل بررسی، مذاکره، تأیید، امضا، اجرا، پایش تعهدات، تمدید یا خاتمه آن را در بر می‌گیرد.
اهمیت CLM در این است که قرارداد را صرفاً یک سند قابل بایگانی نمی‌بیند؛ بلکه آن را مجموعه‌ای از تعهدات، مسئولیت‌ها، زمان‌بندی‌ها و تصمیم‌های مرتبط با فعالیت سازمان در نظر می‌گیرد.
با استفاده از یک سامانه مدیریت قرارداد الکترونیکی حرفه ای و معتبر، هر سازمانی می‌تواند:
- فرایند تنظیم و تأیید قراردادها را استانداردسازی کند.
- وضعیت هر قرارداد را در مراحل مختلف مشاهده کند.
- سوابق تغییرات و نسخه‌های مختلف اسناد را مدیریت کند.
- مسئولیت افراد و واحدهای درگیر را مشخص کند.
- سررسیدها، پرداخت‌ها و تعهدات قراردادی را پیگیری کند.
- دسترسی به اسناد و اطلاعات قراردادها را متمرکز و ساده‌تر کند.
سامانه مدیریت چرخه عمر قرارداد یا همان CLM، تمام مسیر یک توافق حقوقی را از لحظه نوشتن پیش‌نویس تا پایان تعهدات پوشش می‌دهد و با سیستم‌های بایگانی معمولی تفاوت‌های روشنی دارد که در جدول زیر بررسی شده است:
| بخش کار |
بایگانی اسناد DMS |
مدیریت چرخه قرارداد CLM |
| روال تنظیم و مذاکره |
فقط ذخیره فایل نهایی |
پیشنهاد اصلاح، بررسی آنلاین بندها و اعمال تغییرات تیمی |
| فرآیند تایید و امضا |
نیازمند پرینت یا گردش دستی |
گردش کار خودکار بین واحدها و ثبت امضای دیجیتال معتبر |
| پیگیری سررسید و تعهدات |
بدون هشدار و پیگیری |
ارسال خودکار اعلان برای موعد تمدید، وصول مطالبات و وظایف |
نیرا CLM چگونه فرایند مدیریت قراردادها را متحول می‌کند؟
سامانه مدیریت قراردادها نیرا CLM با حذف ابزارهای پراکنده و متمرکز ساختن ارتباط تیم‌های حقوقی، مالی و اداری، هماهنگی قراردادها را از طریق عملکردهای زیر به روالی منظم تبدیل می‌کند:
- ارتباط مستقیم بین واحدهای سازمان: کارشناسان مالی، مدیران حقوقی و تیم تدارکات بدون نیاز به ایمیل یا پیام‌رسان‌های متفرقه، روی یک پیش‌نویس واحد نظر می‌دهند و رفت‌وبرگشت‌های اداری به حداقل می‌رسد.
- گردش کار خودکار تاییدات: مسیر تایید هر قرارداد بر اساس چارت و قوانین سازمان به شکل مرحله‌به‌مرحله جلو می‌رود و امضاکنندگان دقیقا در زمان مناسب مطلع می‌شوند.
- اتصال روان به نرم‌افزارهای سازمانی: نیرا از طریق وب‌سرویس و API به سیستم‌های اتوماسیون، مالی و CRM سازمان متصل می‌شود تا ورود دستی اطلاعات و دوباره‌کاری‌ها متوقف شود.
- دید لحظه‌ای مدیران به پیشرفت اسناد: وضعیت دقیق هر قرارداد، از مرحله بررسی متن تا زمان امضای طرفین، در یک پنل شفاف و بدون نیاز به پیگیری تلفنی مداوم نمایش داده می‌شود.
مهم‌ترین قابلیت‌های نیرا برای سامان‌دهی قراردادهای سازمانی
پلتفرم مدیریت چرخه مدیریت قراردادها نیرا CLM ابزارهای متنوعی را در یک محیط کاری ساده جمع کرده است تا شرکت‌ها بدون اتلاف وقت و سردرگمی، تمام امور قراردادی خود را با اطمینان مدیریت کنند.
1. تدوین آسان اسناد با الگوهای تایید شده
کارشناسان اداری بدون داشتن سواد حقوقی می‌توانند با انتخاب قالب‌های آماده و چیدن بندهای تایید شده در سامانه نیرا، ظرف پنج دقیقه یک پیش‌نویس کامل و استاندارد بسازند و فقط جای نام طرفین یا مبلغ را پر کنند.
2. بارگذاری مستقیم فایل Word و تبدیل خودکار به نسخه استاندارد سازمانی
نیرا فایل‌های متنی ورد موجود روی رایانه شما را بدون به‌هم‌ریختگی جدول‌ها مستقیم تحویل می‌گیرد و با قرار دادن خودکار کادرهای متغیر، آن را به یک فرم استاندارد برای ثبت اطلاعات مشتری تبدیل می‌کند.
3. تولید همزمان و گروهی قراردادها بر پایه اطلاعات اکسل
تیم منابع انسانی با بارگذاری یک فایل اکسل شامل اسامی صدها نیروی جدید در نیرا، تمام قراردادهای کاری و حتی برگه‌های تمدید یا الحاقیه را بدون یک کلمه اشتباه چاپی همزمان آماده تحویل می‌کند.
4. درج خودکار هویت بصری، سربرگ اختصاصی، مهر سازمانی و فایل‌های ضمیمه
نرم‌افزار نیرا بلافاصله بعد از نهایی شدن متن، سربرگ رنگی شرکت و مهر معتبر اداری را در صفحه آخر درج می‌کند تا دیگر هیچ کارمندی وقت خود را پشت دستگاه پرینتر و اسکنر تلف نکند.
5. گردش کار چندمرحله‌ای و گفتگوی درون‌برنامه‌ای
مدیران بخش‌های مالی و حقوقی روی هر کلمه قرارداد در نیرا نظر می‌نویسند و اعضای تیم در پنل چت سند به گفتگو می‌پردازند تا پیش‌نویس‌ها در صندوق پیام‌های شخصی گم نشوند.
6. زیرساخت امضای دیجیتال و الکترونیکی امن سیتاد با ارسال لینک‌های گروهی
طرفین معامله پیوند اختصاصی تایید قرارداد را روی پیامک گوشی خود دریافت می‌کنند و به کمک درگاه رسمی سیتاد در نیرا، بدون رفت‌وآمد شهری سند را به شکل قانونی امضا خواهند کرد.
7. مدیریت نسخه‌ها و مقایسه تفاوت اسناد
صفحه مانیتورینگ نیرا دستکاری‌های مخفیانه متن را مسدود می‌کند؛ زیرا تمام بازبینی‌ها با نام ویرایشگر ثبت می‌شوند و سیستم تفاوت متن قدیم و جدید را با دو رنگ مجزا جلوی چشم می‌آورد.
8. تفکیک فضاهای کاری، مدیریت نقش‌ها و انتقال مالکیت قراردادها در سازمان
سامانه نیرا اجازه می‌دهد تا پس از تسویه‌حساب یا جابه‌جایی هر کارمند، مدیر ارشد تمام اسناد تحت نظر او را تنها با زدن یک کلید به کارشناس جدید واگذار کند و دسترسی‌های قدیمی را ببندد.
9. تقویم سررسیدها، اعلان خودکار وظایف و پایش ریسک‌ها و تعهدات قراردادی
سیستم هشدارهای خودکار نیرا تاریخ چک‌ها و موعد اتمام اجاره‌نامه‌ها را چند روز زودتر به مسئول مربوطه یادآوری می‌کند تا سازمان به علت فراموشی مشمول جریمه‌های مالی سنگین نشود.
10. بایگانی ساختاریافته چند سطحی و جست‌وجوی عمیق
انبار اسناد نیرا دسترسی به مدارک قدیمی را از بایگانی‌های کاغذی نجات می‌دهد؛ طوری که نوشتن یک کد ملی یا شماره شبا کافی است تا سند اصل ظرف دو ثانیه روی صفحه ظاهر شود.
چرا باید برای مدیریت الکترونیکی قراردادها، نیرا CLM را انتخاب کنیم؟
نیرا CLM با یکپارچه‌سازی فرایندهای ایجاد، بررسی، تأیید، امضا، نگهداری و پایش قراردادها، تلاش می‌کند این نیاز را پاسخ دهد. اگر یک شرکت در حال توسعه با تعداد محدودی قرارداد هستید و یا سازمانی با چندین واحد اجرایی و صدها توافق فعال، استفاده از سامانه نیرا CLM برای مدیریت قراردادها می‌تواند از اتلاف زمان و منابع جلوگیری کرده و کنترل بیشتری بر روابط تجاری و تعهدات سازمان ایجاد کند.