به گزارش مشرق، این نشست با حضور سرپرستان و معاونین کاروان‌های اعزامی کشورهای مختلف در محل هتل رسمی بازی‌ها برگزار شد که از کشورمان سید سعید افتخاری معاون کاروان اعزامی ایران حضور داشت. از مهمترین موارد دستور جلسه این نشست برای کشورمان تایید موارد ثبت‌نام ورزشکاران رشته‌های مختلف در ماده‌های گوناگون و همچنین آخرین آمار شرکت‌کنندگان برای صدور کارت‌های شناسایی بود که در اختیار مسئولان برگزاری رقابت‌ها قرار گرفت.
در بخش دیگری از این جلسه، مسئولین اسکان دهکده ورزشکاران گزارشی از نحوه تخصیص آپارتمان‌ها و همچنین تعداد اتاق‌ها و تخت‌های کاروان در مقاطع مختلف ورود تیم‌ها ارائه دادند و از سوی نماینده کشورمان در این نشست، آخرین آمار تقریبی از تعداد احتمالی ورزشکاران و همراهان حاضر در مراسم افتتاحیه در اختیار مسئولان برگزاری قرار گرفت تا برنامه‌ریزی‌های لازم در این زمینه به‌عمل بیاید.
در خاتمه نشست مقرر شد گروهی از مسئولین متشکل از سرپرست، معاونین و چند تن از کادر اجرایی به منظور رسیدگی به امور مختلف اعم از تحویل محل اسکان، حمل و نقل و آشنایی با بخش‌های مختلف، چند روز قبل از ورود تیم‌ها به دهکده بازی‌ها، عازم باکو شوند تا زمینه‌های لازم به منظور شرکت موفق کاوران ورزشی کشورمان در این دوره از بازی‌ها فراهم شود.
