در دنیای تجارت امروز که امکان برقراری ارتباط از نیازهای ضروری هر کسب‌وکاری است، هزینه‌های سازمانی نیز مطابق با نیازهای سازمان‌ها روزبه‌روز در حال افزایش است و هزینه‌هایی مانند سرویس اینترنت، قبض تلفن و تجهیزات ممکن است به‌طور غیرمنتظره‌ای بالا برود. پس بهترین راه‌حل برای جلوگیری از افزایش صورتحساب‌ها، مدیریت و استفاده از راهکارهایی است که به کاهش هزینه‌های سازمانی کمک کند. در این مقاله قصد داریم برخی از موثرترین روش‌ها برای کاهش هزینه تماس سازمانی را به شما معرفی کنیم.
مواردی که در صورتحساب شامل می‌شود را در نظر بگیرید
اولین قدم برای کنترل هزینه‌ها، بررسی مواردی است که در صورتحساب تلفن سازمانی شما لحاظ می‌شود. برخی از هزینه‌ها ناخواسته است و بدون آن‌که بدانید آن‌ها را پرداخت می‌کنید. هزینه‌های تلفن شما می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
· میزان مصرف ماهیانه: میزان مصرف شما شامل هزینه‌های تماس‌های داخلی و خارجی سازمان می‌شود.
· طرح‌های مکالمه: هر ارائه‌دهنده سرویسی طرح‌های مکالمه مختلفی را پیشنهاد می‌کند که با خرید هر یک از آن‌ها می‌توانید در هزینه‌های تماس خود صرفه‌جویی کنید.
· سرویس‌های اضافه: خدمات دیگری مانند تعداد داخلی‌ها، همزمانی‌ها، انتقال تماس، کنفرانس تلفنی و ... هرکدام شامل هزینه جداگانه‌ای خواهند شد که در صورتحساب شما لحاظ می‌شود.
· تجهیزات و دستگاه‌ها: یکی دیگر از مواردی که سبب افزایش هزینه سازمانی می‌شود ، خرید و نگهداری تجهیزات و سخت‌افزارهای موردنیاز سازمان است. به عنوان مثال اگر قصد استفاده از سرویس VoIP بر بستر SIP Trunk را داشته باشید به سرور، تجهیزات و اینترنت پرسرعت نیاز دارید.
· جریمه دیرکرد پرداخت: در صورتی‌که صورتحساب سرویس تلفن سازمانی خود را با تاخیر بپردازید، علاوه بر قطع سرویس، مبلغی نیز به عنوان جریمه در صورتحساب شما لحاظ می‌شود و با پرداخت آن مجددا می‌توانید از سرویس تلفن خود استفاده کنید.
· تخفیفات ویژه: بسیاری از اپراتورها و ارائه‌دهندگان سرویس تلفن، تخفیفاتی را به مناسبت‌های مختلف در نظر می‌گیرند. این تخفیف‌ها نیز در صورت استفاده در صورتحساب شما لحاظ می‌شود.
· هزینه آبونمان و مالیات: هزینه آبونمان و مالیات به‌صورت ماهیانه در هر صورتحساب لحاظ می‌شود و در صورتی‌که حتی تماسی نگرفته باشید، لازم است این مبلغ را پرداخت نمایید.
با در نظر گرفتن این موارد، می‌توانید هزینه‌های تلفن سازمانی خود را بررسی کنید و در صورت امکان با حذف برخی از موارد، هزینه‌ها را کاهش دهید.
هزینه‌های موردنیاز سرویس تلفن خود را محاسبه کنید
یکی از مهم‌ترین مسائل برای بررسی و کاهش هزینه‌های سازمانی، محاسبه‌ی هزینه موردنیاز برای خرید و نگهداری هر یک از تجهیزات است. کسب‌وکارها علاوه بر سرویس تلفن سنتی می‌توانند از سیستم VoIP نیز استفاده کنند. سیستم VoIP با دو تکنولوژی SIP Trunk و Hosted PBX قابل استفاده است. سرویس سیپ ترانک مناسب کسب‌وکارهایی است که امکان به‌کارگیری سرور و تجهیزات و همچنین استخدام نیروی متخصص IT را داشته باشند. از طرف دیگر، سرویس Hosted PBX بر بستر ابر است و دیگر به تجهیزات و سرور نیازی نیست. هر کدام از این دو روش ویژگی‌هایی دارند که پیش از انتخاب هر یک، لازم است بررسی شوند و هزینه‌های حدودی برای هر سرویس پیش‌بینی شود. به عنوان مثال، سیستم تلفن سنتی PBX هزینه‌هایی مانند دستگاه تلفن، سیستم PBX، سیم‌کشی خطوط تلفن در سراسر ساختمان، تیم IT حاضر در شرکت، اتاق سرور و اینترنتی پایدار را شامل می‌شود، علاوه بر آن هرگونه تغییر در ساختار آن (افزودن داخلی، انتقال تماس و ...) نیازمند صرف هزینه و زمان زیادی است
از طرف دیگر، سیستم Hosted PBX، تنها به اینترنتی پایدار و دستگاه با قابلیت اتصال به اینترنت نیاز دارد و تمامی امکانات از طریق پنل تحت وب قابل دسترس است. راه‌اندازی، به‌روزرسانی و نگهداری از سیستم تماما بر عهده ارائه‌دهنده خدمات است که به‌طور چشمگیری به کاهش هزینه‌های ارتباطی سازمان منجر می‌شود.
سیستم VoIP در مقایسه با شیوه سنتی مزایای بسیاری دارد و بسیاری از هزینه‌های شیوه سنتی را شامل نمی‌شود. با استفاده از سیستم VoIP می‌توانید هزینه‌های سازمانی خود را به‌صورت قابل توجهی کاهش دهید.
نیازهای عملیاتی سازمان خود را شناسایی کنید
یکی از بهترین روش‌ها برای تصمیم‌گیری و انتخاب بهترین سرویس در جهت کاهش هزینه‌های ارتباطی سازمان، مشخص کردن نیازهای عملیاتی سازمان است. با در نظر گرفتن این نیازها می‌توانید مناسب‌ترین سیستم تلفنی را انتخاب کرده و به‌طور چشمگیری در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید:
· منصفانه بودن تعرفه ارائه‌دهندگان سرویس تلفن سازمانی
· امکان افزودن داخلی‌ها در صورت رشد سازمان (مقیاس‌پذیری)
· امکان جابجایی شماره در صورت تغییر مکان
· امکان استفاده از یک سرشماره برای شعب مختلف در سراسر کشور
· امکان دورکاری و استفاده کارمندان از سرشماره سازمانی در خارج از شرکت
· امکان مسیریابی و هدایت تماس مشتریان به بخش مربوطه
موارد ذکر شده ویژگی‌ها و امکاناتی است که یک کسب‌وکار به‌طور کلی برای پیشبرد اهداف خود به آن نیازمند است. برای بررسی دقیق هزینه‌ها و تصمیم‌گیری در مورد سرویس تلفن لازم است تمام نیازهای ارتباطی خود را در نظر گرفته و مقرون به‌صرفه‌ترین سرویس را انتخاب نمایید.
ویژگی‌های موردنیاز سیستم تلفن سازمانی خود را مشخص کنید
یک سرویس تلفن سازمانی خوب الزاما سیستمی نیست که مزایا و ویژگی‌های زیادی داشته باشد، بلکه سرویسی است که قابل اعتماد، مقرون به‌صرفه و مناسب کسب‌وکار شما باشد. ویژگی‌های موردنیاز بسیاری از کسب‌وکارها به شرح زیر است:
· تعداد تماس نامحدود در سراسر کشور برای ارتباط با مشتریان و همکاران
· فکس آنلاین برای ارسال و دریافت فکس بدون نیاز سخت‌افزار
· قابلیت Caller ID شخصی‌سازی شده به‌هنگام تماس مشتریان برای نمایش اطلاعات آن‌ها
· سیستم تلفن گویا (IVR) برای مسیریابی و هدایت تماس‌گیرندگان به بخش مرتبط
· اپلیکیشن iOS یا Android و یا پنل تحت‌وب برای دسترسی به تماس‌ها در بیرون از سازمان
· قابلیت دریافت پیام‌های صوتی و ارسال آن‌ها به ایمیل کارمندان
البته تمام این ویژگی‌ها به ماهیت کسب‌وکار شما بستگی دارد اما به‌طور کلی یک سرویس تلفن سازمانی ایده‌آل دارای این ویژگی‌ها است. با توجه به مواردی که گفتیم، بهترین راهکار برای کاهش هزینه‌های تماس سازمان استفاده از سیستم تلفن VoIP بر بستر ابر است. چرا که بسیاری از هزینه‌های سنگین مانند خرید و راه‌اندازی تجهیزات، استخدام نیروی IT و ... را ندارد و تعرفه تماس آن در مقایسه با شیوه‌های سنتی تا ۶۰٪ ارزان‌تر است.
سرویس تلفن ابری نکسفون بر بستر فناوری Hosted PBX، بهترین انتخاب برای کسب‌وکارها و سازمان‌هایی است که به دنبال کاهش هزینه‌های ارتباطی خود هستند و می‌خواهند بدون صرف هزینه برای تجهیزات گرانقیمت و سرور، از تلفن ثابت سازمانی با تمام ویژگی‌های ذکرشده بهره‌مند شوند. سرویس نکسفون پرو بسیار مقیاس‌پذیر بوده و کلیه تغییرات موردنیاز مانند تعداد داخلی، همزمانی و ... از طریق پنل تحت وب یا اپلیکیشن موبایل نکسفون در دسترس است. همچنین مالکیت این خطوط دائمی بوده و در صورت جابجایی یا داشتن شعب در نقاط مختلف کشور، امکان استفاده از همان سرشماره وجود دارد.
برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در خصوص سرویس نکسفون، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا تیم فروش نکسفون با شما تماس بگیرند.
